La spending analysis in Barilla

Nella vita delle aziende, uno dei momenti chiave è quello in cui, a fine anno, si tirano le somme. Tra gli aspetti critici ci sono le spese: i costi che si sono effettivamente sostenuti corrispondono a quelli che erano stati messi a budget? Spesso purtroppo non è così. Di fronte a uno scostamento, diventa imperativo domandarsi quali ne siano state le cause. Questo sia per avere un più preciso budget futuro, sia per controllare meglio le politiche di acquisto.

Un contributo può arrivare dalla spending analysis: un approccio che consente di gestire in modo corretto i processi di supply management e di pianificare e monitorare correttamente le attività aziendali. Gli ambiti di azione sono due:

• la valutazione ex post dei trend di spesa e delle criticità connesse; 
• l’individuazione di trend di spesa che potrebbero impattare sulla pianificazione futura e un’eventuale revisione di conseguenza delle politiche di acquisto.

Grazie alla spending analysis, si può quindi avere un quadro più chiaro su eventuali deviazioni tra quanto messo a budget e i dati reali.

Un caso di studio emblematico è quello di Barilla. Nei processi produttivi dell’azienda, è infatti indispensabile la disponibilità di una varietà di prodotti semilavorati e di materie prime da tutto il mondo; l’azienda è quindi esposta alla volatilità di prezzo caratteristica delle catene di produzione globali, e all’incertezza che ne deriva a livello di performance di costo effettivamente raggiungibili.

Per far fronte a questa incertezza, l’azienda ha sviluppato un sistema di «Spending Analysis @ Barilla»: l’obiettivo è redigere un modello di cost reporting che possa essere di supporto alle attività tanto della funzione acquisti quanto di quella programmazione e controllo.

La spending analysis oggetto della case history si è concentrata su tre diversi prodotti di riferimento a base di cacao impiegati come ingredienti in diversi prodotti da forno: cioccolata, crema al cioccolato e crema di nocciole. Per la gestione degli acquisti di questi prodotti dai fornitori, Barilla ha introdotto un contratto di open calculation accounting. Si tratta di una tipologia innovativa di contratto, in cui prezzo di acquisto viene definito tenendo conto di tutti i diversi fattori di produzione:

• costi per l’acquisto delle commodity necessarie alla produzione dei prodotti di riferimento (cacao, nocciole, grassi vegetali, zucchero) e per la loro lavorazione;
• costi legati alla logistica (sia a corto sia a lungo raggio);
• margine per il fornitore (calcolato non sul volume assoluto di acquisto, ma per tonnellata di prodotto ordinata).

Nello svolgere la spending analysis, il team Barilla ha raccolto dati relativi a un insieme di fattori diversi: il prezzo standard (per tonnellata) di ciascun fattore di produzione, il prezzo standard di ciascun prodotto di riferimento, le previsioni di acquisto/consumo, l’evoluzione effettiva dei prezzi delle diverse commodity e dei tassi di cambio nel corso dell’anno, e infine gli ordini realmente emessi da Barilla ai fornitori (e relativi costi).

Impiegando un database parziale, ma rappresentativo delle dinamiche tipiche dei mercati globali, si può osservare come confrontando il budget iniziale con i costi effettivamente sostenuti a fine anno, la spesa effettiva è risultata del 2,6 per cento inferiore a quanto era stato inizialmente messo a budget. Grazie all’applicazione del modello di spending analysis, questo scostamento è stato scomposto nei tre componenti principali:

• un volume di acquisti maggiore rispetto a quanto preventivato, con un incremento della spesa effettiva;
• un’evoluzione del tasso di cambio peggiore rispetto a quanto previsto a budget, con un incremento della spesa effettiva;
• un’evoluzione più favorevole del previsto dei prezzi di acquisto delle commodity, e in particolare del cacao, con una diminuzione della spesa effettiva.

La dinamica favorevole nei prezzi delle commodity ha avuto nell’insieme un impatto preponderante: è da qui che deriva la diminuzione complessiva della spesa sostenuta da Barilla per l’acquisto dei prodotti di riferimento.

• Le variazioni dei prezzi delle commodity sui mercati internazionali possono avere un impatto significativo sulla spesa per acquisti sostenuta dalle aziende più integrate nelle catene di produzione globali. Le funzioni acquisti devono pertanto tenere conto di tale volatilità in fase di budgeting, valutando anche la possibilità di stipulare assicurazioni ad hoc, per esempio contro il rischio di cambio.

• Le variazioni di spesa legate all’aumento del volume di acquisti effettuati dall’azienda non sono invece controllabili nell’ambito di un’attività ordinaria di cost management. Sono infatti il riflesso di un aumento complessivo delle vendite di prodotti finali da parte di quell’azienda. Tuttavia, la funzione acquisti deve riflettere sull’opportunità di definire contratti di acquisto che contemplino la possibilità di variazioni di volumi significative, anche in termini di una compressione dei costi.

• Più in generale, un’attività di spending analysis consente una valutazione dettagliata dei diversi fattori che possono determinare uno scostamento tra i costi previsti a budget e quelli effettivamente sostenuti in azienda. Sul piano organizzativo, quest’attività di misurazione e valutazione dei costi deve essere correttamente raccordata ai processi decisionali e ai meccanismi aziendali in ambito di budgeting e di incentivazione.